Ο απόλυτος οδηγός για την επιλογή του σωστού διαδικτυακού δωματίου δεδομένων για την επιχείρησή σας
Η ενιαία επιχειρηματική προσέγγιση είναι ξεπερασμένη καθώς οι σύγχρονες επιχειρήσεις στρέφονται σε πιο εξειδικευμένες υπηρεσίες. Το ίδιο ισχύει και για τους παρόχους εικονικών δωματίων δεδομένων. Πέρασαν εκείνες οι εποχές που οι αίθουσες εικονικών δεδομένων χρησιμοποιούνταν μόνο για συγχωνεύσεις και εξαγορές. Οι επιχειρήσεις χρησιμοποιούν πλέον λογισμικό δωματίου δεδομένων για IPO, συγκέντρωση κεφαλαίων, crowdfunding ή συναλλαγές ακινήτων. Και η παγκόσμια αίθουσα ηλεκτρονικών δεδομένων αναμένεται να φτάσει 5.497 εκατομμύρια δολάρια μέχρι το 2030 .
Έχοντας αυτό υπόψη, οι προμηθευτές δωματίων δεδομένων προσφέρουν πιο προσαρμοσμένες υπηρεσίες για διαφορετικούς κλάδους και διαδικασίες. Έτσι, είναι πολύ πιθανό ένα εικονικό δωμάτιο δεδομένων για IPO να μην είναι αρκετά καλό για ακίνητα. Επίσης, ο τύπος των υπηρεσιών δωματίου δεδομένων ποικίλλει ανάλογα με το μέγεθος της επιχείρησης.
Πώς θα ξέρετε εάν μια αίθουσα δεδομένων είναι κατάλληλη για την επιχείρησή σας; Ή, πώς πρέπει να επιλέξετε ένα εικονικό δωμάτιο δεδομένων που χρειάζεται η επιχείρησή σας;
Ακολουθήστε αυτά τα τρία απλά βήματα όταν επιλέγετε το σωστό λογισμικό διαδικτυακής αίθουσας δεδομένων για την εταιρεία σας.
Πίνακας περιεχομένων
- 1. Καθορίστε γιατί χρειάζεστε λογισμικό δωματίου δεδομένων
- 2. Επιλέξτε τα χαρακτηριστικά που χρειάζεστε
- 3. Κάντε έρευνα σε παρόχους εικονικών αιθουσών δεδομένων
- Τελικές λέξεις
1. Καθορίστε γιατί χρειάζεστε λογισμικό δωματίου δεδομένων
Τα εικονικά δωμάτια δεδομένων είναι ουσιαστικά ψηφιακά αποθετήρια εγγράφων που φιλοξενούνται από πιστοποιημένους προμηθευτές αιθουσών δεδομένων. Οι επιχειρήσεις και τα δημόσια ιδρύματα χρησιμοποιούν δωμάτια δεδομένων για διαδικτυακή κοινή χρήση δεδομένων, ψηφιακή συνεργασία και διαχείριση έργων. Επομένως, προτού επιλέξετε υπηρεσίες δωματίου δεδομένων, είναι σημαντικό να απαντήσετε σε μερικές ερωτήσεις, όπως:
- Τι χρειάζεστε ένα VDR; Το χρειάζεστε για ένα έργο μιας χρήσης ή θέλετε να το ενσωματώσετε μόνιμα στα συστήματά σας;
- Πώς θα σας βοηθήσει μια αίθουσα δεδομένων να επιτύχετε τους οργανωτικούς σας στόχους; Θα κάνει τις λειτουργίες πιο αποτελεσματικές;
- Πόσα χρήματα μπορείτε να ξοδέψετε στην αίθουσα δεδομένων; Θα σας βοηθήσει να μειώσετε άλλα έξοδα, όπως το κόστος χαρτιού ή εκτύπωσης;
- Ποιες λειτουργίες χρειάζεστε για να προσφέρετε ένα δωμάτιο δεδομένων; Πόσο χώρο αποθήκευσης χώρου δεδομένων χρειάζεστε;
- Ποιος θα χρησιμοποιήσει την τεχνολογία; Αισθάνονται άνετα οι υπάλληλοί σας χρησιμοποιώντας τη νέα τεχνολογία;
2. Επιλέξτε τα χαρακτηριστικά που χρειάζεστε
Ο προσδιορισμός των αναγκών και η ρύθμιση του προϋπολογισμού είναι σημαντικά βήματα, καθώς θα σας βοηθήσουν να αξιολογήσετε το είδος των χαρακτηριστικών και υπηρεσιών που μπορείτε να αντέξετε οικονομικά. Για παράδειγμα, εάν χρειάζεστε μια αίθουσα δεδομένων για τη διευκόλυνση της επικοινωνίας μεταξύ των μελών του διοικητικού συμβουλίου σας, είναι σημαντικό να έχετε εργαλεία διαχείρισης συσκέψεων εκτός από τις υπηρεσίες διαχείρισης δεδομένων.
Ωστόσο, ορισμένες λειτουργίες είναι υποχρεωτικές και θα πρέπει να βρίσκονται στο VDR σας ανεξάρτητα από το πώς σκοπεύετε να το χρησιμοποιήσετε. Εδώ είναι μερικές πτυχές που πρέπει να αναζητήσετε.
Ασφάλεια δωματίου δεδομένων
Η ασφάλεια είναι η πιο σημαντική πτυχή της τεχνολογίας του data room. Κάθε αγοραστής χρησιμοποιεί τεχνολογία δωματίου δεδομένων κυρίως λόγω των χαρακτηριστικών προστασίας δεδομένων που διαθέτει.
Επομένως, βεβαιωθείτε ότι το VDR σας διαθέτει τουλάχιστον βασικά χαρακτηριστικά ασφαλείας, όπως επαλήθευση σε δύο βήματα, έλεγχος πρόσβασης συσκευής, έλεγχος πρόσβασης σε έγγραφα, ψηφιακά υδατογραφήματα, κρυπτογράφηση δεδομένων SSL 256-bit και λειτουργία μόνο προβολής.
Μερικά από τα καλύτερα δωμάτια δεδομένων όσον αφορά την ασφάλεια περιλαμβάνουν τα iDeals, FimrRoom, Firmex και Datasite. Μπορείτε να διαβάσετε περισσότερα για αυτές τις αίθουσες δεδομένων στη διεύθυνση datarooms-review.com — μια αξιόπιστη πλατφόρμα με λεπτομερείς και αμερόληπτες κριτικές για τους πιο δημοφιλείς παρόχους αιθουσών δεδομένων.
Πιστοποιήσεις
Οι πάροχοι αιθουσών δεδομένων πρέπει να συμμορφώνονται με τα πρότυπα που ορίζονται από διαφορετικούς παγκόσμιους και περιφερειακούς ρυθμιστικούς φορείς. Για παράδειγμα, οι παγκόσμιοι φορείς περιλαμβάνουν ISO και GDPR, ενώ FINRA , HIPAA και FISMA είναι περιφερειακές ρυθμιστικές αρχές.
Ευκολία στη χρήση
Οι αίθουσες δεδομένων χρησιμοποιούνται γενικά για τη διαχείριση μεγάλων τμημάτων δεδομένων. Η ύπαρξη λειτουργιών όπως μαζικές μεταφορτώσεις, μεταφορά και απόθεση ή επεξεργασία αρχείων είναι σημαντική για την κοινή χρήση ή την αποθήκευση μεγάλων ποσοτήτων πληροφοριών.
3. Κάντε έρευνα σε παρόχους εικονικών αιθουσών δεδομένων
Όταν συγκρίνετε δωμάτια εικονικών δεδομένων, συνιστάται ιδιαίτερα να κάνετε κάποια έρευνα και στους προμηθευτές. Ξεκινήστε με τις πιστοποιήσεις που αναφέρονται παραπάνω και δείτε εάν συμμορφώνονται με τους κανονισμούς που ορίζει η ρυθμιστική σας αρχή. Για παράδειγμα, η HIPAA ρυθμίζει τις πρακτικές διαχείρισης δεδομένων στον τομέα της υγειονομικής περίθαλψης στις ΗΠΑ.
Εδώ είναι μερικά άλλα σημαντικά πράγματα που πρέπει να λάβετε υπόψη.
Σχετική εμπειρία στον κλάδο
Όπως αναφέρθηκε στην αρχή, οι προμηθευτές δωματίων δεδομένων σήμερα προσφέρουν εξατομικευμένες υπηρεσίες για διαφορετικές επιχειρήσεις και βιομηχανίες.
Η εμπειρία του κλάδου είναι ζωτικής σημασίας, καθώς βοηθά τους προμηθευτές να αξιολογούν τις προκλήσεις που προκύπτουν από τον κλάδο με καλύτερο τρόπο. Επίσης, τα δωμάτια δεδομένων για μη κερδοσκοπικούς οργανισμούς διαφέρουν από αυτά που χρησιμοποιούνται από δημόσια ιδρύματα ή εμπορικούς οργανισμούς.
Ψηφιακή παρουσία
Οι σύγχρονοι καταναλωτές θεωρούν την ψηφιακή παρουσία ως ζωτικό παράγοντα για την οικοδόμηση εμπιστοσύνης. Μπορείτε να φανταστείτε ένα εικονικό δωμάτιο δεδομένων χωρίς καμία ψηφιακή παρουσία; Εκτός από έναν επίσημο ιστότοπο, μπορείτε να αναζητήσετε εταιρικά προφίλ σε επαγγελματικές πλατφόρμες όπως το LinkedIn.
Επιπλέον, μπορείτε να επεκτείνετε την έρευνά σας σε διάσημες παγκόσμιες πλατφόρμες κριτικών λογισμικού όπως Capterra, TrustRadius, G2 και Software Advice. Αμελητέα ψηφιακή παρουσία είναι μια κόκκινη σημαία.
Υποστήριξη πελατών
Η εξυπηρέτηση πελατών είναι ένας από τους καθοριστικούς παράγοντες για την επιλογή ενός προμηθευτή. Από την εγκατάσταση της αίθουσας δεδομένων έως την εκπαίδευση έως την αντιμετώπιση προβλημάτων, μόνο η ενημερωμένη και ανταποκρινόμενη υποστήριξη πελατών μπορεί να κάνει τα πράγματα πιο εύκολα για εσάς. Ένα καλό δωμάτιο δεδομένων με εξαιρετική υποστήριξη πελατών είναι καλύτερο από ένα εξαιρετικό δωμάτιο δεδομένων με συνηθισμένη υποστήριξη πελατών.
Τέλος, μην ξεχάσετε να χρησιμοποιήσετε τη δωρεάν δοκιμαστική περίοδο, την οποία προσφέρει σχεδόν κάθε προμηθευτής δωματίων υψηλής τεχνολογίας.
Τελικές λέξεις
Η διαδικασία επιλογής δωματίου δεδομένων δεν πρέπει να ληφθεί σοβαρά υπόψη. Μια εσφαλμένη απόφαση όχι μόνο σπαταλά χρόνο και πόρους, αλλά μπορεί να οδηγήσει σε παραβιάσεις ή διαρροές δεδομένων και, ως εκ τούτου, να θέσει σε κίνδυνο τη συνολική ευημερία της επιχείρησής σας. Τα προαναφερθέντα βήματα είναι ιδιαίτερα συνιστώμενες συμβουλές κατά την επιλογή λογισμικού δωματίου δεδομένων για την επιχείρησή σας.
Μερίδιο: